Ejemplos cotidianos de gestión visual

Cuando escribimos sobre la gestión visual, solemos hablar de sofisticadas herramientas de gestión de la calidad como Kanban, huddle boards y los cuadros de mando disponibles en la aplicación KaiNexus. Todas estas son aplicaciones increíblemente valiosas de la gestión visual en el lugar de trabajo, pero la gestión visual está en realidad a su alrededor. La comprensión de estos ejemplos cotidianos de visualización puede ayudarle a aplicar los mismos principios de manera más reflexiva en el trabajo.

La gestión visual se divide en seis categorías basadas en el propósito.

Compartir información con otros

Esta es la aplicación más básica de la gestión visual. Piense en un cartel de Abierto/Cerrado en un negocio. Enseguida se sabe si hay que entrar. Un simple tablón de anuncios con avisos clavados es otro ejemplo. Quizá el método más utilizado sea la codificación por colores. Todo el mundo sabe que el verde significa ir, el amarillo significa tener precaución y el rojo significa parar. Como el significado de estos colores está tan extendido, se utilizan mucho más allá de los semáforos. He visto docenas de hojas de cálculo con proyectos en marcha, clientes satisfechos y proyectos aprobados, todos en verde. Funciona porque es como un lenguaje que todo el mundo puede entender inmediatamente.

Para comunicar los estándares

Hay un ejercicio utilizado por muchos profesores de Lean en el que los participantes reciben instrucciones muy específicas sobre cómo dibujar un cerdo. Todos tienen las mismas instrucciones, por lo que los cerdos deberían ser todos iguales, ¿no? No. Incluso con descripciones de texto detalladas, la gente interpreta los pasos de forma diferente, y no se consigue ningún estándar. Obtendrás resultados mucho más coherentes si les muestras el aspecto final del cerdo. Las imágenes se pueden utilizar de todo tipo de maneras para asegurarse de que todo el mundo entienda cómo se ve cuando se logra el estándar, ya sea que el estándar esté relacionado con un producto, un espacio de trabajo organizado, un formulario completado correctamente, o casi cualquier otra cosa.

Para hacer cumplir las normas

A veces la gestión visual se puede utilizar para que sea más difícil ignorar la norma que cumplirla. Las plantillas de los documentos de Word y PowerPoint son ejemplos de este tipo de gestión visual. Lo notamos mucho en las bases de datos. Por ejemplo, usted podría tener un campo de selección desplegable para «Estado», en lugar de un campo de texto para que no termine con cientos de estados porque Texas, Tx y TX están todos representados.

Para llamar la atención sobre las irregularidades

Este es uno que probablemente ve mucho. Tu teléfono parpadea cuando la batería está baja. Hay una luz en tu salpicadero cuando tu coche se está calentando demasiado. Tu nevera probablemente tiene una luz que te avisa cuando hay que cambiar el filtro de agua. La luz de freno parpadea en rojo cuando hay algún problema en el sistema. También hay ejemplos no electrónicos. Si tiene un tablero de clavijas en su garaje con un gancho para cada herramienta y un dibujo de la forma de esa herramienta en el tablero, sabrá enseguida cuando alguien no ha guardado su martillo.

Reaccionar ante las irregularidades cuando se producen

Por supuesto, creemos que cuando se producen irregularidades, el curso de acción correcto es averiguar la causa raíz y resolver el problema, pero a veces una señal de «Precaución, suelo mojado» resulta realmente útil. Las señales de desvío para las obras en la carretera, los monitores para las constantes vitales de los pacientes y los botones que han sustituido a los cordones en muchas fábricas son ejemplos de ello.

Para evitar que se produzcan irregularidades en primer lugar

El cartel que dice «Debe ser así de alto para montar en esta atracción», colocado al principio de la cola, evita que la gente demasiado pequeña sea expulsada tras una larga espera. En teoría, el artilugio de la puerta de embarque del aeropuerto que muestra el tamaño máximo del equipaje de mano debería evitar que las maletas demasiado grandes entren en el avión. (Este es un excelente ejemplo de cómo las herramientas de gestión visual sólo son útiles si las utilizan los empleados). Tengo una batidora que no licúa a menos que la flecha de la tapa esté bien alineada con el indicador del mango para evitar accidentes. Lo mismo ocurre con mi botella de Tylenol, que no se abre a menos que las flechas estén alineadas, algo que un niño pequeño difícilmente puede hacer. Todos estos son ejemplos de señales visuales utilizadas para evitar problemas.

La gestión visual es una palabra de moda en los negocios hoy en día, pero no debería implementarse sólo por el hecho de hacerlo. Cuando considere incorporar la visualización, ya sea en el software de gestión de mejoras, o físicamente en el espacio de trabajo, piense en lo que está tratando de comunicar o lograr y cuál de las categorías de gestión visual puede ser de ayuda.